Primăria Municipiul Roman, în calitate de Beneficiar, a implementat proiectul „Administrație electronică la nivelul Municipiului Roman pentru reducerea birocrației”, în cadrul Programului Operațional Capacitate Administrativă 2014-2020.
Proiectul a avut ca obiectiv general: consolidarea capacității instituționale și eficientizarea activității la nivelul Municipiului Roman, prin simplificarea procedurilor administrative și reducerea birocrației pentru cetățeni, implementând măsuri din perspectiva back-office (adaptarea procedurilor interne de lucru, digitalizarea arhivelor) și front-office pentru serviciile publice furnizate.
Valoarea totală a acestui proiect a fost de 3.020.255,73 lei din care:
– 2.670.259,78 lei valoarea eligibilă a proiectului;
– 2.616.854,58 lei valoarea eligibilă nerambursabilă (98%);
– 2.269.720,83 lei valoare eligibilă nerambursabilă din FSE (85%);
– 347.133,75 lei valoare eligibilă nerambursabilă din bugetul național (13%);
– 53.405,20 lei cofinanțarea eligibilă a beneficiarului (2%);
– 349.995,95 lei valoarea neeligibilă a proiectului.
Proiectul a avut o durată de implementare de 28 luni (începând cu 29.11.2018).
Prin implementarea activităților proiectului s-au obținut următoarele rezultate/livrabile principale:
1. Platforma integrată pentru servicii electronice complete pentru servicii electronice complete (descărcare/completare/transmitere documente, plată electronică, semnătură electronică, notificări asupra stadiului demersului) cu un nivel 5 de sofisticare.
a. Portalul web https://portal-servicii.primariaroman.ro/
Caracterul inovator al proiectului constă în integrarea următoarelor principii în cadrul soluției informatice implementate:
• One Stop Shop – acces facil si imediat către servicii publice disponibile non-stop si accesibil de acasă, de la serviciu, sau din orice alta locație, independent de tipul de dispozitiv folosit, PC/laptop sau dispozitive mobile;
• Identitatea electronică a cetățeanului – acces la servicii electronice utilizând un mijloc de comunicare uzual, utilizarea adresei de e-mail pentru autentificarea în portalul primăriei, trasabilitatea datelor cu caracter personal solicitate și transmise cetățenilor, cu respectarea legislației în vigoare, implementarea unei aplicații de gestiune integrată a comunicării cu cetățeanul;
• Spațiul virtual privat, în vederea schimbului electronic de documente, completării de formulare online, furnizării de notificări automate și dovezi referitoare la manipularea datelor transmise, certificate prin utilizarea semnăturilor digitale.
Proiectul asigură operaționalizarea la nivel teritorial a măsurilor de simplificare prevăzute în Planul integrat pentru simplificarea procedurilor administrative aplicabile cetățenilor. Măsurile de tip front-office vizate au în vedere facilitarea interacțiunii cetățeanului cu primăria, în vederea obținerii de servicii publice cu consum minim de resurse (timp, informații financiare, materiale) din partea cetățeanului. Măsurile de tip back-office au în vedere dezvoltarea facilităților suport ale primăriei, care contribuie indirect la simplificarea procedurilor administrative pentru cetățeni prin optimizarea proceselor interne și crearea unor instrumente/mecanisme de natură să contribuie la reducerea timpilor interni.
b. Aplicația pentru dispozitive mobile, ”Municipiul Roman – Servicii online” – în funcţie de sistemul de operare folosit de utilizator aplicația poate fi descărcată:
– pentru sistemul Android de pe serviciul online Google Play
– pentru sistemul IOS de pe serviciul online App Store.
MUNICIPIUL ROMAN – SERVICII ONLINE este o aplicație software de servicii electronice lansată de Primăria Municipiului Roman și care pune la dispoziția cetățenilor servicii electronice pentru utilizarea în context de mobilitate: informații referitoare la transportul public, informații referitoare la parcările publice; informații referitoare la datele de contact și programul de funcționare al instituțiilor administrației locale, interogarea stadiului de rezolvare a solicitărilor depuse, plata electronică.
2. Terminal interactiv self-service pentru servicii electronice a fost instalat în locația cu cea mai mare accesibilitate din cadrul municipiului:
• Sediul Primăriei Municipiului Roman – Piața Roman-Vodă nr.1, intrarea dinspre Judecătorie;
• Terminalul self-service operațional în curând va putea fi utilizat pentru depunerea, consultarea/plata impozitelor și taxelor locale.
3. Soluție pentru managementul integrat al documentelor
4. Platformă integrată pentru arhivare electronică care asigură: suport pentru retrodigitalizarea documentelor din arhiva instituției; arhivarea electronică a
documentelor care intră în instituție; gestionarea în format electronic al fluxului aferent documentelor care se creează în instituție. Arhiva digitalizată (minim 50.000 de pagini), incluzând documente cu termen de păstrare actual, respectiv cu termen de păstrare peste 4 ani).
5. 91 de persoane din cadrul grupului țintă instruite în ceea ce privește utilizarea/administrarea soluțiilor informatice implementate în cadrul proiectului.
Prin soluțiile implementate s-a avut în vedere plasarea în centru a cetățeanului/evenimentului de viață, respectiv integrarea proceselor aferente unui serviciu/eveniment de viață și garantarea securității informațiilor colectate/prelucrate, cu scopul reducerea poverii pentru utilizatori (front-office), concomitent cu adaptarea și simplificarea funcțiilor si proceselor suport (back-office).